Modéliser le traitement d'une demande de congé

Le système d'information · niveau 2

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Dans une entreprise de 300 salariés (fictive), le salarié dépose sa demande de congé dans le logiciel de gestion des temps. Le responsable d'équipe vérifie le planning : si au moins deux personnes restent présentes dans l'équipe, il accepte ; sinon, il refuse et le salarié est informé du refus. Une demande acceptée est transmise au service des ressources humaines, qui vérifie que le salarié dispose d'assez de jours ; si oui, il enregistre le congé et le salarié reçoit une confirmation ; si non, la demande est refusée.

Identifier les acteurs, l'événement déclencheur, les opérations, les résultats et les règles d'émission du modèle événement-résultat avec acteur.
Comment un workflow peut-il améliorer ce processus ?

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1. Éléments du modèle.

Acteurs : le salarié, le responsable d'équipe, le service RH.
Événement déclencheur : demande de congé déposée (émise par le salarié).
Opération 1 (responsable d'équipe) : « Vérifier le planning ». Résultats : « demande acceptée par l'équipe » (règle : au moins deux présents) ; « refus » (règle : moins de deux présents), adressé au salarié.
Opération 2 (service RH), déclenchée par la demande acceptée : « Vérifier le solde et enregistrer ». Résultats : « confirmation du congé » (règle : solde suffisant) et planning mis à jour ; « refus » (règle : solde insuffisant), adressé au salarié.

Les deux opérations sont distinctes parce qu'elles sont réalisées par deux acteurs différents.

2. Le workflow transmettrait automatiquement la demande au responsable, puis au service RH, enverrait des relances en cas d'attente, et pourrait automatiser la vérification du solde (calcul fait par le logiciel). Il réduit les délais, supprime les pertes de documents, assure la traçabilité (on sait où en est la demande) et libère le service RH des vérifications répétitives.

Ce qu'il faut retenir. Modéliser un processus aide à repérer les tâches que le SI peut automatiser, et celles qui demandent un jugement humain.

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